Sistem PMB Online - Materi UAS

1.1         Latar Belakang

Saat ini belum banyak kampus di Indonesia yang menyelenggarakan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) secara online. Dengan manfaat dan kemudahan yang ada, sudah seharusnya sistem ini dikembangkan oleh tiap-tiap kampus. Hal ini sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi seperti teknologi internet dan web yang mampu mendukung proses input dan output data secara cepat dan akurat, khususnya dalam pelaksanaan PMB.

Dikembangkannya sistem PMB secara online di kampus-kampus ini diharapkan akan membuat pelaksanaan PMB menjadi lebih transparan, akuntabel, dan akomodatif. Kampus dapat mengurangi, bahkan menghilangkan kecurangan kecurangan yang terjadi pada pelaksanaan PMB secara manual. Dengan demikian, tidak akan ada lagi pihak-pihak yang merasa tidak puas ataupun dirugikan. Selain itu, sistem ini akan menjadikan proses pendataan dan administrasi lebih mudah dan cepat. Pelaksanaan PMB akan menjadi lebih efisien, baik dalam hal waktu, tempat, biaya, maupun tenaga. Tak ketinggalan juga, dengan sistem ini, para peserta dan orang tua peserta tidak perlu bersusah payah mendatangi kampus untuk sekedar melihat pengumuman atau informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PMB. Kapanpun dan di manapun mereka berada, mereka dapat melakukannya melalui komputer manapun yang  terhubung dengan internet.

Saat ini, sudah ada beberapa penelitian yang membahas mengenai sistem informasi PMB. Namun sistem yang ada belum mengadopsi teknologi web dan internet sehingga sistem belum bisa diakses oleh semua pihak melainkan terbatas pada orang tertentu saja. Selain itu, prosedur dan tampilan yang digunakan masih cukup sulit dipahami khususnya bagi orang awam yang akan mengaksesnya. Muncul ide untuk membuat sistem informasi penerimaan mahasiswa baru berbasiskan teknologi web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Dengan sistem ini, kampus atau panitia dapat mengelola pelaksanaan PMB seperti pendaftaran, seleksi, pengumuman, dan pendaftaran ulang dengan cepat dan mudah. Peserta dan orang tua peserta juga dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan PMB serta menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan PMB dari lokasi manapun dan kapanpun melalui perangkat komputer yang terhubung dengan jaringan internet.

Berdasarkan pemaparan fenomena-fenomena di atas, maka kami tertarik untuk mengambil permasalahan yang berjudul: “Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasis Web dengan PHP dan MySQL.

1.2     Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang muncul antara lain:

1.       Rawan terjadinya praktik kecurangan pada pelaksanaan PMB secara manual yang melibatkan sejumlah pihak, seperti peserta, orang tua peserta, maupun panitia penerimaan siswa baru.

2.     Rumitnya proses pendataan, administrasi, dan informasi pada pelaksanaan PMB secara manual yang mengakibatkan kurang efisiennya penggunaan waktu, tempat, biaya maupun tenaga.

3.   Perlu adanya sistem informasi berbasiskan web yang mampu mengelola pelaksanaan PMB yaitu pendaftaran, seleksi, penjurnalan dan pengumuman.

1.3     Batasan Masalah

Berdasarkan beberapa pokok permasalahan yang telah diuraikan pada identifikasi masalah di atas, maka permasalahan dibatasi pada rekayasa perangkat lunak Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang mampu mengelola pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru yaitu pendaftaran, seleksi, penjurnalan dan pengumuman.

Adapun batasan masalah lain dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.        Sistem ini digunakan untuk pelaksanaan PMB di Perguruan Tinggi Swasta.

2.    Seleksi calon mahasiswa baru dilakukan berdasarkan kelengkapan dokumen pendukung dan biaya administrasi.

3.        Sistem ini mempunyai fungsi user login yang membatasi akses usermenuju halaman  administrator

BAB II

ANALISA SISTEM BERJALAN

2.1 Pelaksanaan Kegiatan PMB

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) merupakan agenda tahunan kampus yang dilakukan oleh setiap kampus. kampus membuka dan menyebarkan informasi seluas-luasnya dengan tujuan untuk memberikan informasi kepada calon mahasiswa tentang kampus.

2.1.1 Persyaratan Pendaftaran

Untuk melakukan pendaftaran calon mahasiswa diwajibkan membawa persyaratan sebagai berikut :

1.      Photo Copy STTB/STK SMA/SMK/MA

2.      Mengisi dan mengajukan formulir pendaftaran

3.      Menyerahkan uang pendaftaran sebesar Rp.150.000,-

4.      Pas photo berwarna : 2 x 3 (3 lbr) dan 3 x 4 (3 lbr)

2.2 Prosedur Sistem Berjalan

Untuk menghasilkan rancangan sistem baru yang diasumsikan dapat memperbaiki kinerja sistem yang ada, tahap pertama yang harus dilakukan adalah dengan mempelajari dan mengevaluasi prosedur sistem yang sedang berjalan. Pemahaman terhadap sistem yang telah ada atau yang sedang berjalan dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadap bagaimana sistem tersebut berjalan. Setelah itu, data dan arus informasi mengenai sistem bersangkutan dapat diperoleh dengan melakukan penelitian secara terperinci.

2.2.1 Prosedur Pendaftaran

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, prosedur pendaftaran yang sedang berjalan pada pelaksanaan PMB sebagai berikut :

1.        Pendaftar mengambil formulir pendaftaran dari panitia.

2.        Pendaftar mengisi formulir pendaftaran dan melengkapi persyaratannya.

3.        Pendaftar menyerahkan formulir yang telah terisi beserta kelengkapannya kepada panitia.

2.2.2 Prosedur Laporan Data Pendaftar

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, untuk prosedur pembuatan laporan data pendaftar yaitu selama kegiatan PMB dibuka, laporan data pendaftar akan selalu dicetak sesuai kebutuhan panitia PMB atau pada saat rector / ketua Jurusan meminta.

2.3 Flowmap Sistem Berjalan

2.4 Analisis Masalah

Analisis masalah merupakan tahap evaluasi dan peninjauan terhadap masalah yang akan dibahas pada penyusunan makalah ini. Pembahasan pada sub-bab analisis ini meliputi analisis sistem yang sedang berjalan, pengguna, perangkat lunak, perangkat keras, dan kebutuhan data.

Setelah melakukan analisis dari hasil peninjauan sistem berjalan, ada beberapa kelemahan dari sistem tersebut diantaranya:

1.    Pendaftar harus mengambil dan menyerahkan dokumen pendaftaran secara langsung kepada pihak Panitia PMB.

2.        Proses pendaftaran secara manual kurang efektif dan efisien bagi pendaftar dan Panitia PMB.

3.   Penggunaan media kertas pada sebagian besar dokumen menyebabkan penumpukan kertas dan pemborosan biaya. Dari semua masalah yang ada, maka kampus merasa perlu untuk membangun sebuah aplikasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web yaitu aplikasi pendaftaran online sebagai upaya untuk mengatasi permasalahan yang telah diungkapkan diatas.

2.4.1 Analisis Fungsional

Sistem penerimaan mahasiswa baru selama ini masih dilakukan secara langsung dan manual yaitu pendaftar mengambil formulir pendaftaran, mengisi formulir secara manual dan melengkapi persyaratan kemudian menyerahkannya langsung kepada Panitia PMB. Panitia PMB memeriksa kelengkapan dokumen yang diberikan kemudian membuat laporan untuk diserahkan kepada direktur.

2.4.1.1  Analisis Pendaftaran Mahasiswa Baru Konvensional

Analisis prosedur pendaftaran mahasiswa baru yang sedang berjalan dilakukan berdasarkan event list dan alur dokumennya adalah:

1.        Pendaftar mengambil formulir pendaftaran dari bagian panitia PMB kemudian mengisinya.

2.        Setelah formulir pendaftaran terisi, pendaftar mengembalikan formulir yang telah terisi serta persyaratan yang telah ditentukan oleh panitia PMB.

3.        Panitia PMB memeriksa formulir dan persyaratan, jika pengisian formulir tidak lengkap maka formulir diserahkan kembali kepada pendaftar untuk dilengkapi dan jika persyaratan tidak lengkap maka panitia mengembalikan formulir dan meminta persyaratan dilengkapi.

2.4.2 Analisis Non Fungsional dan Kebutuhan Non Fungsional

Analisis fungsional terdiri dari analisis pengguna, analisis perangkat keras, dan analisis perangkat lunak, sedangkan analisis kebutuhan fungsional berisi kebutuhan data.

2.4.2.1 Analisis Pengguna

Berikut ini tugas dan wewenang pengguna yang menggunakan aplikasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web yaitu:

1.    Administrator

Fungsi                   :  Mengecek data dan merawat website.

Tugas                    :  Memberikan konfirmasi dan laporan data pendaftar.

Wewenang           :  Menambah, mengubah, menghapus dan menampilkan data

Tanggung Jawab :  Menjaga validitas data.

2.    Pendaftar

Fungsi                   : Mendaftar secara online.

Tugas                    : Memasukkan data melalui borang yang tersedia.

Wewenang            : Menambah dan melihat data.

Tanggung Jawab    : Memasukkan data yang valid.

Berdasarkan analisis yang dilakukan, petugas yang akan memepergunakan aplikasi sudah mengenal internet dan mengerti mengenai perangkat lunak yang akan akan dibuat, namun petugas tersebut harus mempelajari basis data lebih lanjut. Hal tersebut dikarenakan para petugas harus bisa memasukkan data sendiri ke basis data tersebut. Bagi pendaftar tidak terlalu harus mengerti mengenai aplikasi ini. Mereka hanya perlu mengikuti petunjuk yang ada dan harus mengenal internet terlebih dahulu.

2.4.2.2 Analisis Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak untuk membangun aplikasi ini adalah sebagai berikut:

·           Sistem operasi Windows Xp SP3.

·           PHP dan MySQL Database

·           Pengedit Teks untuk penulisan script PHP dengan Dreamweaver.

·           Internet Explorer versi 8.0

2.4.2.3 Analisis Perangkat Keras

Perangkat lunak yang dibutuhkan antara lain:

1.Server

·         Prosesor Dual Core

·         RAM 1 Gb

·         Hard Disk 160 Gb

·         Mouse, Keyboard dan Monitor sebagai peralatan antarmuka

2.Client

·         Prosesor Dual Core

·         RAM 512 Mb

·         Hard Disk 40 Gb

·         Mouse, Keyboard dan Monitor sebagai peralatan antarmuka

2.4.3 Analisis Data

2.4.3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Diagram konteks merupakan diagram alir data tingkat atas yang menggambarkan aliran-aliran data dalam sistem. Diagram konteks berfungsi menentukan model lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang memenuhi seluruh sistem. Berikut ini merupakan diagram konteks sistem berjalan pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru.

BAB III

RANCANGAN SISTEM

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dibuat maka langkah selanjutnya adalah membuat suatu perancangan sistem sebagai usulan pengembangan sistem. Pembahasan pada bab pereancangan ini meliputi analisis data, perancangan data & perancangan antarmuka.

3.1  Perancangan Sistem

3.1.1 Flowmap Sistem PMB Online

Pada perancangan sistem yang diusulkan ini terdapat modifikasi dari sistem berjalan. Sehingga di dalamnya terdapat beberapa penambahan dan pengurangan pada bagian pelaku proses, proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dokumen keluaran/masukan).

3.1.2 Diagram Konteks Sistem PMB Online

Diagram konteks dibawah ini merupakan diagram konteks dari sistem pendaftaran online yang diusulkan. 

3.1.3 DFD Sistem PMB Online

 3.2 Perancangan Data

  

      Setelah perancangan sistem, maka untuk mengimplementasikan sistem tersebut ke dalam bentuk yang lebih nyata, perlu dibangun basis datanya. Diperlukan  tabel untuk membuat basis data pendaftaran online pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru.

3.2.2 Relasi Antar Tabel

3.2.3 Struktur Tabel

Pembentukan struktur tabel merupakan hal yang sangat penting guna mendukung jalannya pembuatan sistem. Tabel-tabel yang diperlukan dalam basis data pada Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru adalah sebagai berikut :

Nama Tabel : tbl_siswa

Primary Key : id_siswa

Nama Tabel : Jurusan

Primary Key : id_jurusan

Nama Tabel : Admin

Primary Key : Id

3.3 Implementasi Antarmuka

Setelah melakukan perancangan basis data, maka tahap selanjutnya adalah perancangan program untuk aplikasinya. Perancangan program merupakan suatu tahap akhir dalam proses perancangan. Berikut ini adalah rancangan tampilan program aplikasi pendaftaran online pada sistem penerimaan mahasiswa baru.